IPMA A-portfoliomanagement

IPMA A-portfoliomanagement is bestemd voor de ervaren portfoliomanager. Met het IPMA A -certificaat bewijst u zeer complexe portfolio’s zelfstandig te kunnen leiden.

 

Toelatingseisen

Om in aanmerking te komen dient u voldoende ervaring met voldoende portfolio’s en eventueel projecten/programma’s aan te tonen. Hieronder staan de minimale ervaringseisen. Het gaat hier om de totalen van alle programma’s of portfolio’s die voor IPMA A meetellen. Wij gaan er daarbij van uit dat u ongeveer de helft van uw werktijd aan projecten heeft besteed: in 36 maanden plm. 2500 uur of meer en in 60 maanden plm. 4400 uur of meer.

In de laatste 12 jaar:
Minimaal 5 jaar (60 maanden) ervaring als portfolio manager in een verantwoordelijke leiderschapsrol in zeer complexe portfolio’s op strategisch niveau (complexiteit ≥ 32)
OF
Minimaal 4 jaar (48 maanden) ervaring als portfoliomanager in een verantwoordelijke leiderschapsrol in zeer complexe portfolio’s op strategisch niveau (complexiteit ≥ 32)

EN
Minimaal 3 jaar (36 maanden) ervaring als project- of programmamanager in een verantwoordelijke leiderschapsrol in zeer complexe projecten of programma’s op strategisch niveau (complexiteit ≥ 32)

 

Portfolio-indicatoren

Voor portfoliomanagement hebben cijfermatige criteria voor complexiteit nog minder zeggingskracht dan bij projecten en programma’s. Relevante aspecten als

  • de mate van overeenstemming binnen het management/de directie over de strategie
  • de mate van overeenstemming binnen het management/de directie over prioriteitscriteria
  • het al dan niet bestaan c.q. de mate van functioneren van een portfoliobesluitvormings­gremium
  • diversiteit van de project-/programmaportefeuille en wat dat betekent voor de rol van de portfoliomanager zijn niet in cijfers te vangen.

 

Daarnaast bepaalt ook de rol van u als portfoliomanager in de analyse van, en als adviseur en/of mede-beslisser over, de project- en programmaportefeuille de complexiteit. U wordt dan ook verzocht in de diverse documenten uitgebreid aandacht te besteden aan het volgende:

  • hoe u de portfolio bij uw aantreden als portfoliomanager aantrof (en – indien van toepassing – hoe u aanpassingen hebt aangebracht in de ‘relevante aspecten’ zoals hierboven opgesomd)
  • welke acties u zelf heeft geïnitieerd of gefaciliteerd om de besluitvorming, rapportages, de aansturing en/of de effectiviteit van (programma’s en projecten in) de portfolio te verbeteren
  • welke acties u zelf heeft geïnitieerd of gefaciliteerd om initiatieven binnen de portfolio (o.m. programma’s en projecten) op te starten, bij te sturen en/of te stoppen/temporiseren.

 

Alleen over de zwaarte/omvang van de portfolio zelf zijn tentatief enige factoren te benoemen . Deze factoren zijn in onderstaande tabellen weergegeven. Deze getallen zijn puur indicatief. Net als bij project- en programmamanagement zal uw onderbouwing bij de score voor portfoliocomplexiteit bepalend zijn bij de bepaling of uw portfolio-ervaring als IPMA B of A wordt gezien.

 

Factoren van portfoliocomplexiteit

Indicatieve richtlijnen IPMA B

Periode dat u verantwoordelijk portfoliomanager was

≥ 24 maanden

Aantal parallel lopende projecten/ programma’s in de portfolio met:

– een complexiteitscore op IPMA A-niveau

≥ 2

– een complexiteitscore op IPMA B-niveau

≥ 6

– een complexiteitscore op IPMA C-niveau

≥ 25

Aantal keer per jaar dat de portfolio substantieel wijzigt (≥ 10% herallocatie)

≥ 4 x

Gebudgetteerde aantal uren van projecten/programma’s (per jaar)

≥ 40.000

Aantal uren door u als portfoliomanager aan het portfolio besteed

≥ 2.400

 

De volledige informatie is te vinden in de Invulinstructie (.pdf).

 

Fasen van het traject

Het IPMA A-traject is opgedeeld in 4 fasen:

Fase 0: Aanmelding

Fase 1: Intakegesprek (op basis van eigen documentatie)

Fase 2: Ervaringsdocument, Managementsamenvatting en Zelfassessment inleveren. Beoordeling toelaatbaarheid.

Fase 3: Rapport↺ Beoordeling rapport

Fase 4: Assessmentinterview

 

Het gehele traject (inclusief eventuele herhaalstappen) dient binnen 18 maanden na aanmelding te
worden afgerond. Fase met ↺ geeft aan dat indien die activiteit (het Schriftelijk examen, Rapport en/of Assessment­interview) als onvoldoende wordt beoordeeld, deze activiteit éénmalig opnieuw uitgevoerd mag worden. Hiervoor worden de kosten van de desbetreffende fase nogmaals in rekening gebracht.

 

Fase 1: Intakegesprek

Het traject start met een intakegesprek met twee assessoren. In dit gesprek bekijken we of u potentieel aanmerking komt voor IPMA A. Voor dit gesprek hoeft u nog geen documenten in te vullen. Eigen documentatie die uw competentie als portfoliomanager onderbouwen zijn wenselijk. Na het gesprek krijgt u advies over het vervolgen van het traject.

 

Fase 2: Inleveren 3 documenten

U levert het Ervaringsdocument, Managementsamenvatting en Zelfassessment in. Er vinden twee beoordelingen plaats. Na inleveren controleren we uw ingezonden document op de toelatingseisen. Als de drie documenten zijn ingeleverd en goedgekeurd vindt er een eindbeoordeling plaats door twee assessoren.

De sjablonen vindt u hieronder bij het betreffende onderdeel. Gebruik bij het opstellen de Toelichting invulinstructie.

 

Ervaringsdocument

In het Ervaringsdocument omschrijft u uw opleidingen, cursussen en werkervaring. Verder geeft u vier referenten die betrokken zijn geweest bij uw portfolio. Tot slot beschrijft u de portfolio’s waarmee u aantoont aan de toelatingseisen te voldoen, en geeft u het complexiteitsniveau van elk van deze portfolio’s aan. Na inleveren beoordelen wij uw document op volledigheid en toelatingseisen. Gebruik het sjabloon Ervaringsdocument.

 

Managementsamenvatting

In de Managementsamenvatting geeft u achtergrondinformatie over de organisatie waar u portfolio’s uitvoert en geeft u een beschrijving over de portfolio’s 1, 2 en 3 die u in het ervaringsdocument heeft ingevuld. De documenten dienen uiterlijk 6 weken voor de assessmentdatum te worden ingeleverd. Gebruik het sjabloon Managementsamenvatting.

 

Zelfassessment

In het Zelfassessment geeft u per competentie uw scores op kennis, vaardigheid en ervaring. Bij elke competentie geeft u een praktijkvoorbeeld van uw ervaring. Gebruik het sjabloon Zelfassessment.

 

Eindbeoordeling

Nadat uw 3 documenten positief zijn beoordeeld op de ingangseisen vindt er een eindbeoordeling plaats door twee assessoren. Zij bepalen of u toelaatbaar bent voor fase 2. U ontvangt binnen 3 weken de uitslag en eventuele feedback voor uw verdere traject. Bij een positieve uitslag kunt u verder naar fase 3.

 

Referentenonderzoek

Na akkoord op fase 2 kunt u via de portal uw referenten uitnodigen en feedback te geven. In het referentenonderzoek wordt u door vier personen beoordeeld op uw functioneren, middels een zestal open vragen en een gesloten vraag. De beoordelaars zijn de opdrachtgever, de leidinggevende en twee teamleden. Alle beoordelaars krijgen dezelfde vragen voorgelegd om een goede vergelijking te kunnen maken. De resultaten van het onderzoek worden gebruikt tijdens het assessment.

Het referentenonderzoek geeft aanvullende informatie aan de assessoren over hoe uw omgeving aankijkt tegen uw functioneren. De beoordelingen van de opdrachtgever en de leidinggevende worden voorafgaand aan het assessment aan u ter beschikking gesteld. Wegens de afhankelijkheidsrelatie van de twee teamleden met de kandidaat is het commentaar van hen vertrouwelijk en wordt dit alleen aan de assessoren ter hand gesteld.

 

Fase 3: Rapport

In het rapport geeft u een uitgebreide beschrijving van uw portfolio. In het rapport beschrijft u de achtergrond, uw uitdagingen en een terugblik op uw functioneren. Het rapport heeft een voorgeschreven structuur. U gebruikt hiervoor het sjabloon Rapport IPMA A en B portfoliomanagement. In de Toelichting invulinstructie leest u precies wat u dient te vermelden.

 

Fase 4: Assessmentinterview

Het assessment is een interview van twee uur met twee assessoren. In onderling overleg wordt een datum en tijdstip vastgesteld. Uw competenties worden getoetst aan de hand van de ingeleverde documentatie.

 

Wij verzoeken u onderstaande documentatie mee te nemen naar het assessment:

  • Een document waarin het portfolio beschreven wordt; een projectplan, projectmanagementplan, plan van aanpak, projectinitiatiedocument (PID) of offerte.
  • Een document waarin staat hoe u met de risico’s en onzekerheden van het portfolio omgaat; een risicoregister, risico en kansenlijst, risicologboek, issuelogboek, risicodatabase, etc.
  • Een document waarin staat hoe u met wijzigingen omgaat; een wijzigingenlijst, VtW-database, wijzigingslogboek, wijzigingsvoorstellendossier, etc.
  • Documentatie welke aantoont hoe de besluitvorming in en over uw portfolio  verliep; verslagen van stuurgroepoverleg, portfolio managementoverleg, overleg met de opdrachtgever, bestuurlijk overleg, etc.
  • Documentatie waarin staat hoe u het portfolio heeft afgesloten; eindrapport, evaluatie, dechargeverklaring, leerpuntenrapport, afsluitende rapportage, etc.

De assessoren kunnen aanvullende documentatie verzoeken, afhankelijk van de inhoud van uw Managementsamenvatting en Rapport. Alle informatie wordt door IPMA Certificering en de assessoren vertrouwelijk behandeld. Alle assessoren hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Mocht geheimhouding toch een probleem zijn neem dan contact met ons op.

Het meenemen van documentatie is geen verplichting, maar helpt u bij de onderbouwing van uw ervaring. Het niet kunnen overhandigen van documentatie leidt niet tot afwijzing. Het ontbreken van enige vorm van onderbouwing van uw ervaring kan wel leiden tot een afwijzing.

Voorafgaand aan het interview ontvangt u de feedback van uw opdrachtgever en manager. Wegens de mogelijke afhankelijkheidsrelatie met u is de feedback van uw teamleden vertrouwelijk en wordt deze alleen aan de assessoren ter hand gesteld.

 

Certificaat en register

Na het afronden van het assessment bepalen de assessoren of zij u voordragen voor certificering. Indien u geslaagd bent, ontvangt u het certificaat op het door u opgegeven adres. Met het certificaat bent u gerechtigd de titel ‘Certified Projects Director’ te voeren. Het IPMA A-certificaat is vijf jaar geldig. Daarna kunt u via een verkort traject hercertificeren. De gegevens van de kandidaten die het certificaat behaald hebben worden naar IPMA International gestuurd. Na afloop van elk kwartaal worden de geslaagde deelnemers opgenomen in het internationale register.

 

Overige informatie

Nadere informatie vindt u in de Invulinstructie (.pdf).

Wij bieden geen begeleiding aan. Begeleiden en certificeren gebeurt gescheiden om de betrouwbaarheid en onafhankelijkheid volledig te garanderen. Brancheorganisatie IPMA Nederland biedt een overzicht van opleiders met het IPMA-keurmerk.

De kosten voor IPMA A zijn € 3.000 exclusief BTW en eventuele herhaalstappen. Meer informatie is te vinden op de pagina tarieven.

 

Documentatie