Privacyverklaring

 

Inleiding

IPMA is een wereldwijd opererende onderneming met kantoren, kandidaten en leden in verschillende landen (www.ipma.world). In Nederland is IPMA-NL als vereniging actief (www.ipma.nl). IPMA Certificering B.V. is een dochteronderneming van IPMA-NL en zij is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de IPMA-examens binnen het Nederlandse taal- en grondgebied (www.ipmacertificeren.nl).

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die IPMA Certificering – hierna IPMA – van haar (potentiële)  klanten, kandidaten, opleiders en andere geïnteresseerden verwerkt.

Met persoonsgegevens bedoelen we informatie die direct of indirect te herleiden is naar een individu, zonder dat de naam van dat individu bekend hoeft te zijn. Denk aan een klantnummer, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en financiële data.

 

Verwerkingsverantwoordelijke

Verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zijn:

 

IPMA Certificering BV

Vreeswijksestraatweg 22

3432 NA Nieuwegein

Telefoon   088 – 3376330

E-mail        info@ipmacertificeren.nl

 

IPMA-NL

Noordersingel 64B

3781 XK Voorthuizen

Telefoon    0342-416234

E-mail        info@ipma.nl

 

Doelen en grondslagen

IPMA verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

 

  • Het kunnen uitvoeren van een overeenkomst zoals het leveren van producten, diensten en service.
  • Om te voldoen aan een wettelijk plicht. Denk daarbij aan de wettelijke verplichting om de financiële administratie voor de duur van 7 jaar te bewaren.
  • Een gerechtvaardigd belang, namelijk een commercieel belang. Zoals het aanbieden van diensten en producten.
  • Toestemming voor het verwerken van de gegevens. Dit geld o.a. voor het versturen van onze nieuwsbrieven.

 

De doelen van het verwerken van persoonsgegevens zijn:

 

  • U de mogelijkheid te bieden een kandidatenaccount aan te maken
  • Om goederen en/of diensten aan u te leveren
  • Het afhandelen van uw betaling
  • U te kunnen bellen, e-mailen of aanschrijven indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
  • Onze nieuwsbrief te verzenden of persoonsgerichte aanbiedingen met betrekking tot examens en andere producten van IPMA en/of de vereniging IPMA-NL
  • Examens af te nemen, te beoordelen en te ontwikkelen.
  • Te voldoen aan onze verplichtingen in verband met het afnemen en beoordelen van examens.
  • Te verifiëren of een examen niet frauduleus is gemaakt.
  • Certificaten en examenresultaten op naam te verstrekken.
  • De geldigheid van certificaten te controleren en hierover aan de verzoeker informatie te verschaffen.
  • Inlichtingen te geven en op uw vragen te reageren.
  • Een klantenservice te kunnen verschaffen.
  • Analyses uit te voeren zodat wij onze dienstverlening kunnen verbeteren.
  • Accreditaties te registreren en te beoordelen.

 

Verkrijgen persoonsgegevens

IPMA verkrijgt uw persoonsgegevens op verschillende manieren. Bijvoorbeeld als u een klantaccount aanmaakt, zich aanmeld voor een IPMA-traject of -examen of bij het bezoeken van een sessie van IPMA. Als u zich via uw werkgever of een opleidingsinstituut inschrijft, ontvangen wij uw gegevens via deze partijen.

 

Gegevens die IPMA via haar websites heeft verzameld kunnen ook gecombineerd worden met gegevens die u op andere momenten aan IPMA verschaft. Zoals bij het invullen van aanwezigheidsformulieren voor examens.

 

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij gebruiken de volgende gegevens voor de in deze privacyverklaring genoemde doelen:

 

  • Voor- en achternaam
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mailadres(sen)
  • Postadres
  • Factuuradres
  • Bankrekeningnummer
  • IPMA-lidmaatschap
  • IPMA-lidmaatschapsnummer
  • Certificaatnummer
  • Certificeringsniveau
  • Naam contactpersoon bedrijf
  • Telefoonnummer contactpersoon bedrijf
  • E-mailadres contactpersoon bedrijf
  • IP-adres

 

Ontvangers

Wij delen uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen

 

Binnen IPMA

Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan IPMA-NL of IPMA (international) op basis van de doelen en grondslagen zoals hierboven vermeld. Bijvoorbeeld als dit  nodig is voor gegevenswerking en -opslag, om u toegang te bieden tot onze diensten, voor klantondersteuning, om beslissingen te nemen over de verbetering van de service, voor inhoudsontwikkelingen en andere doeleinden zoals beschreven.

 

Externe dienstverleners

Wij werken met een beperkt aantal externe partijen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Al deze partijen zijn door IPMA betrouwbaar bevonden en hebben onze verwerkersovereenkomsten getekend. In onze verwerkersovereenkomst staat beschreven waar de partijen zich aan dienen te houden.

 

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan partijen in landen buiten de Europese Unie/Europese Economische Ruimte.

 

Overheidsinstanties

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met overheidsinstanties indien dit wordt vereist vanuit de wet. Bijvoorbeeld verzoeken van rechtbanken, wetshandhavingsinstanties, regelgevende instanties en andere overheids- en regeringsinstanties.

 

Beveiliging

IPMA draagt er zorg voor dat uw persoonsgegevens voorzien worden van een adequaat niveau van beveiliging teneinde uw persoonsgegevens te beschermen en te beveiligen tegen ongeautoriseerd gebruik, ongeautoriseerde toegang, wijziging en onrechtmatige vernietiging. Wij doen dit onder andere met behulp van tweestap autorisatie procedures, het toepassen van wachtwoorden en het encrypten van gegevens.

 

Bewaartermijn

Uw gegevens worden voor langere tijd door ons bewaard maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten of op basis van een wettelijke regeling waarbij wij uw gegevens langer moeten bewaren.

 

Uitvoeren overeenkomsten

  • De persoonsgegevens m.b.t. niet of niet positief afgeronde trajecten bewaren wij tot 24 maanden na de inschrijving op het traject.
  • De persoonsgegevens m.b.t. positief afgeronde trajecten bewaren wij tot 12 maanden na het verlopen van de geldigheidsdatum van het certificaat.
  • De gegevens die wij verwerken t.b.v. het uitvoeren van overige overeenkomsten bewaren wij maximaal 24 maanden.

 

Factuurgegevens

Deze bewaren wij, op basis van de wettelijke verplichtingen, 7 jaar.

 

Nieuwsbrieven

Uw e-mailadres en naam worden opgeslagen in Mailchimp. De opslag is voor onbepaalde tijd tot het moment dat u zich uitschrijft voor de nieuwsbrieven.

 

Cookies

Wij maken op onze website gebruik van cookies om bezoekgegevens van onze site bij te houden voor onderzoek naar mogelijkheden voor verdere optimalisering en beveiliging van de website. De door u aan ons op deze wijze beschikbaar gestelde informatie wordt door ons anoniem verwerkt en alleen in overeenstemming met de wet gebruikt op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. U kunt uw browser zodanig instellen dat u geen cookies meer ontvangt. In dat geval is het mogelijk dat niet alle diensten en functionaliteiten van de website op een juiste manier werken.

 

Uw rechten

Als betrokkene hebt u specifieke juridische rechten m.b.t. de persoonsgegevens die we van u verzamelen. Dit is van toepassing op alle verwerkingsactiviteiten die worden vermeld in deze privacyverklaring. Hieronder staat de informatie over uw rechten.

 

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, mag u deze toestemming te allen tijde intrekken. We garanderen dat de toestemming kan worden ingetrokken op dezelfde manier als deze was gegeven, zoals elektronisch.

 

Recht op rectificatie

U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te corrigeren. Wij doen redelijke inspanningen om persoonsgegevens die in ons bezit of beheer zijn en die op continue basis worden gebruikt, nauwkeurig, compleet, actueel en relevant te houden op basis van de meest recente informatie die beschikbaar is voor ons. In passende gevallen bieden wij portals aan waar gebruikers zelf hun persoonsgegevens kunnen controleren en corrigeren.

 

Recht op beperking

U mag van ons in voorkomende gevallen beperking verkrijgen op de verwerking van uw persoonsgegevens; bijvoorbeeld:

 

  • Als u de nauwkeurigheid betwist van uw persoonsgegevens voor de periode die we nodig hebben om de nauwkeurigheid te controleren;
  • de verwerking onwettig is en u verzoekt dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt in plaats van dat ze gewist worden;
  • we uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben maar u deze vereist voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een recht in rechte; of
  • u bezwaar hebt tegen de verwerking terwijl wij controleren of onze gerechtvaardigde redenen voorrang hebben op die van u.

 

Recht van inzage

U mag van ons informatie vragen betreffende persoonsgegevens die we van u hebben, inclusief informatie over welke categorieën persoonsgegevens we in ons bezit of beheer hebben, waarvoor ze worden gebruikt, waar we ze hebben verzameld indien dit niet rechtstreeks van u is, en aan wie ze zijn onthuld, indien van toepassing. U mag ons gratis een kopie vragen van persoonsgegevens die we van u hebben. Wij behouden ons het recht voor een redelijke vergoeding te vragen voor elke andere kopie die u vraagt.

 

In bepaalde situaties zijn we mogelijk niet in staat om u inzage te geven tot alle of sommige van uw persoonsgegevens vanwege wettelijke voorschriften. Als we uw verzoek afwijzen, informeren wij u over de reden voor deze weigering.

 

Recht op overdracht

Op uw aanvraag geven we uw persoonsgegevens door aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, indien technisch uitvoerbaar, vooropgesteld dat de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. In plaats van een kopie van uw persoonsgegevens te ontvangen, kunt u verzoeken dat we de gegevens rechtstreeks doorgeven aan een andere door u benoemde verwerkingsverantwoordelijke.

 

Recht om gegevens te laten wissen

We kunnen uw persoonsgegevens wissen op uw verzoek. Bijvoorbeeld:

  • wanneer de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn in verband met de doeleinden waarvoor ze waren verzameld of verwerkt;
  • u het recht hebt om bezwaar te maken tegen verdere verwerking van uw persoonsgegevens (zie hieronder) en u dit uitoefent om bezwaar te maken tegen de verwerking;
  • de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, u uw toestemming intrekt en er geen andere juridische reden is voor de verwerking;
  • de persoonsgegevens onwettig zijn verkregen; tenzij de verwerking noodzakelijk is:

 

  • om te voldoen aan een wettelijke verplichting waarvoor we gegevens moeten verwerken;
  • in het bijzonder voor wettelijke bewaarplichten voor gegevens;
  • voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een recht in rechte.

 

Recht om bezwaar te maken

U mag te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als gevolg van uw specifieke situatie, vooropgesteld dat de verwerking niet is gebaseerd op uw toestemming maar op onze legitieme belangen of die van een derde partij. In dit geval zullen wij uw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij wij dwingende legitieme redenen kunnen aantonen en een hoger belang voor de verwerking of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering. Als u bezwaar maakt tegen de verwerking, vermeld dan of u wilt dat uw persoonsgegevens worden gewist of dat de verwerking ervan door ons wordt beperkt.

 

Recht om een klacht in te dienen

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vindt dat IPMA niet op de juiste manier met uw persoonsgegevens omgaat. Dat kan via deze link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

 

Het uitoefenen van uw rechten

Om uw rechten te kunnen uitoefenen, kunt u schriftelijk of elektronisch een verzoek bij ons indienen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort of het ID-bewijsnummer en het BSN onleesbaar.

 

We proberen uw verzoek binnen 30 dagen in te willigen. Deze periode kan echter worden verlengd om specifieke redenen in verband met het specifieke juridische recht of de complexiteit van uw verzoek.

 

De contactgegevens vindt u aan het einde van deze privacyverklaring.

 

Links naar andere websites

Op de website treft u een aantal links aan naar websites van derden. Als u deze koppelingen volgt, verlaat u de website van IPMA Certificering B.V. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, kan IPMA geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het gebruik van uw gegevens door die organisaties. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de website die u bezoekt.

 

Contactgegevens

Al uw vragen over gegevensbescherming en alle verzoeken m.b.t. het uitoefenen van uw rechten kunt u sturen naar:

 

info@ipmacertificeren.nl

 

Postadres

IPMA Certificering

T.a.v. Product- en processpecialist – Privacy

Postbus 10

3430 AA Nieuwegein