Sabine Scheepstra over de wendbare organisatie: “Door meer op waarde te sturen laat je mensen vrij om de beste beslissingen te nemen.”

 

Agile_Sabine_John

Spreker, adviseur en change-expert Sabine Scheepstra heeft zich door de nodige ervaring de afgelopen jaren ontpopt tot een ware agile-kenner. Sabine werkt sinds 2010 bij PGGM als programmamanager en maakte de verandering mee naar een wendbare organisatie. Het was tevens bij PGGM dat Sabine met IPMA in aanraking kwam.

Sabine is één van de twee nieuwe Agile-assessoren bij IPMA Certificering. We vroegen Sabine naar de link tussen agile en portfolio management en haar eerste ervaring met agile werken. In het eerste deel van een drieluik lees je meer over hoe Sabine met agile werken in aanraking kwam en wat haar ervaringen zijn!

 

Guido: Je bent enerzijds agile leader, maar ook programmanager. Hoe verhoudt zich dat tot elkaar?

Sabine: Waarom valt jou dat op?

Guido: Da’s een goeie vraag, die verwachtte ik ook al. Binnen IPMA heb je de kaders: project-programma-portfolio. Daar komt agile bij, en de combinatie agile-programmamanager kende ik nog niet.

Sabine: Portfoliomanagement is heel belangrijk binnen agile. Agile-projectmanagement is bijna een contradictio in terminis, dat wordt al veel lastiger. Wat programma’s en het agile-gedachtengoed met elkaar gemeen hebben is dat je allebei stuurt op outcome. Bijvoorbeeld: de Raad van Bestuur gaf ons opdracht om 20 procent kosten te besparen op het hele bedrijf en een grote gedragsverandering te realiseren, we moesten wendbaar worden. Daar ga je geen heel project voor optuigen, maar een programma kun je heel goed wendbaar inrichten. Je stuurt dan niet op mijlpalen en concrete resultaten, maar op outcome: welke waarde ga je realiseren?

Paul: Toen PGGM in 2010 de agile kant op ging, was dat voor jou het moment dat je ermee in aanraking kwam, of was je er al bekend mee?

Sabine: Nee, dat was voor mij helemaal nieuw. Ik werkte er echt pas net. Ik was bij PGGM IT-projectmanager en in het verleden werkte ik ook als manager in projecten. Ik was dus wel al bekend met veranderingen voor elkaar krijgen. (lacht)

Ik weet nog dat ik een website moest laten bouwen en op zoek ging naar een functioneel ontwerp – dus een technisch document – en dat was er niet. Eén van de ontwerpers zei toen: we maken geen ellenlang plan als we nog helemaal niet weten hoe de toekomst eruit ziet. Ik herinner me nog specifiek dit moment, hoe het ineens klikte in mijn hoofd. Hier zit wat in! Dat was mijn eerste kennismaking met kort-cyclisch werken. Daarna heb ik nog veel met het empirisch werken geleerd. Wat zelfsturing betreft: mijn persoonlijke overtuiging is dat als jij ergens goed in bent, ik er als leidinggevende ben om jou te helpen. Ik ben hier niet om te vertellen wat jij moet doen.

Guido: Op de software-afdeling werkten ze dus al  met agile, als ik het goed begrijp?

Toen ik in dienst kwam was er net een groepje dat op een dag bedacht: er is iets nieuws. Laten we dat uitproberen! Mijn leidinggevende had toen het vertrouwen in zichzelf en in zijn mensen om te denken: probeer het maar!

Guido: Je had dus hier zowel een baas die er welwillend tegenover stond en een initiatief van bottom-up om zo te gaan werken. Dan heb je natuurlijk wel twee succesingrediënten te pakken.

Sabine: Absoluut. Ik wil dat de mensen waar ik mee werk happy zijn met hun werk. En ik wil bepaalde resultaten. En we beginnen niet met mensen die niet willen, we gaan niemand iets opdringen. Als we het een goed idee vinden en we gaan goeie dingen doen, dan gaat het vast lukken. En zo bouw je het uit in het bedrijf in plaats van dat je het top-down oplegt. Je bent niet congruent als je zegt: “jij moét vanaf morgen je eigen beslissingen maken!” Als je vanuit traditioneel programmamanagement denkt, dan kan je zeggen: we gaan dit uitrollen. We doen een cultuurtraject en we leggen mensen uit wat ze moeten doen. We doen een organisatie-inrichtingstraject. Er zijn ook wel transities waar het zo gebeurt.

 

Componenten van het agile-gedachtegoed

Sabine: Het agile gedachtegoed heeft volgens mij drie kerncomponenten. Eén is autonomie: je gaat er vanuit dat medewerkers binnen een organisatie heel veel autonomie krijgen om hun werk op hun manier te doen: Freedom in a framework. Je moet wel afspraken erover maken, maar binnen dat kader is er heel veel vrijheid. Tweede component is empirisch werken: zonder dat ook geen agile. En het derde component is dat je het klantwaarde-gestuurd doet: je werkt op basis van de waarde die het werk toevoegt voor de klant. Je kan heel goed zijn in zelfsturing, heel goed zijn in empirisch werken, maar als je bedrijf rode cijfers draait doe je iets niet goed.

Deze principes – autonomie, empirisch werken en klantwaarde-gestuurd werken – kun je toepassen in programmamanagement. De manier hoe wij het programma beheren moet dezelfde kenmerken hebben als het gewenste eindresultaat. Dus als wij een wendbaar bedrijf willen worden, met veel autonomie en wat professioneel met de kosten omgaat, dan moet de weg daarnaartoe ook op die manier ingericht zijn anders dan ben je niet congruent.

 

Meten is weten

Sabine: Je hebt een standaard agile team – tussen 4 en 8 of 9 mensen – die in ieder geval alles kunnen meten wat te maken heeft met hun eigen performance. Denk aan hoeveel defects, hoeveel issues er zijn met onze producten, hoe vaak we worden gebeld door de klant, enzovoort. Vele traditionele managers willen productiviteit van mensen meten, maar hoeveel iemand kost, dat weet je wel. In een meer agile gestuurde omgeving zeg je: we willen een bepaalde waarde realiseren. Stel, je werkt voor een callcenter. Er wordt te vaak gebeld, of er zijn heel vaak ontevreden mensen. Dan ga je iets doen om te zorgen dat de frequentie van het bellen naar beneden gaat. Of je gaat iets doen om de klanttevredenheid te verhogen. Dan ga je dat meten. En dan maakt het niet zo heel veel uit wat voor werkzaamheden je ontplooit. Er zijn natuurlijk wel kaders binnen je dienstverlening, maar door meer op waarde te sturen laat je mensen vrij om de beste beslissingen te nemen.

 

Deel 2 van dit interview verschijnt volgende week. Wil je in de tussentijd meer lezen van Sabine? Lees dan haar artikel Het agile organisatieparadigma op ipma.nl

Ga naar deel 2 –>