Privacyverklaring

IPMA is een wereldwijd opererende onderneming met kantoren, kandidaten en leden in verschillende landen (www.ipma.world). In Nederland is IPMA-NL als vereniging actief (www.ipma.nl). IPMA Certificering B.V. is een dochteronderneming van IPMA-NL en zij is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de IPMA-examens binnen het Nederlandse taal- en grondgebied (www.ipmacertificeren.nl).

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die IPMA Certificering – hierna IPMA – van haar (potentiële) klanten, kandidaten, opleiders en andere geïnteresseerden verwerkt. Met persoonsgegevens bedoelen we informatie die direct of indirect te herleiden is naar een individu, zonder dat de naam van dat individu bekend hoeft te zijn. Denk aan een klantnummer, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en financiële data.

Verwerkingsverantwoordelijke
Verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zijn:

IPMA Certificering BV
Lorentzlaan 3
3401 MX IJsselstein
Telefoon   088 – 3376330
E-mail        info@ipmacertificeren.nl

IPMA-NL
Lorentzlaan 3
3401 MX IJsselstein
Telefoon    088 – 3376336
E-mail        info@ipma.nl

Doelen en grondslagen

• IPMA verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:
• Het kunnen uitvoeren van een overeenkomst zoals het leveren van producten, diensten en service.
• Om te voldoen aan een wettelijk plicht. Denk daarbij aan de wettelijke verplichting om de financiële administratie voor de duur van 7 jaar te bewaren.
• Een gerechtvaardigd belang, namelijk een commercieel belang. Zoals het aanbieden van diensten en producten.
• Toestemming voor het verwerken van de gegevens. Dit geld o.a. voor het versturen van onze nieuwsbrieven.

De doelen van het verwerken van persoonsgegevens zijn:

• Je de mogelijkheid te bieden een kandidatenaccount aan te maken
• Om goederen en/of diensten aan jouw te leveren
• Het afhandelen van jouw betaling
• Je te kunnen bellen, e-mailen of aanschrijven indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
• Onze nieuwsbrief te verzenden of persoonsgerichte aanbiedingen met betrekking tot examens en andere producten van IPMA en/of de vereniging IPMA-NL
• Examens af te nemen, te beoordelen en te ontwikkelen.
• Te voldoen aan onze verplichtingen in verband met het afnemen en beoordelen van examens.
• Te verifiëren of een examen niet frauduleus is gemaakt.
• Certificaten en examenresultaten op naam te verstrekken.
• De geldigheid van certificaten te controleren en hierover aan de verzoeker informatie te verschaffen.
• Inlichtingen te geven en op jouw vragen te reageren.
• Een klantenservice te kunnen verschaffen.
• Analyses uit te voeren zodat wij onze dienstverlening kunnen verbeteren.
• Accreditaties te registreren en te beoordelen.

Verkrijgen persoonsgegevens
IPMA verkrijgt uw persoonsgegevens op verschillende manieren. Bijvoorbeeld als je een klantaccount aanmaakt, zich aanmeld voor een IPMA-traject of -examen of bij het bezoeken van een sessie van IPMA. Als je jezelf via jouw werkgever of een opleidingsinstituut inschrijft, ontvangen wij jouw gegevens via deze partijen.

Gegevens die IPMA via haar websites heeft verzameld kunnen ook gecombineerd worden met gegevens die u op andere momenten aan IPMA verschaft. Zoals bij het invullen van aanwezigheidsformulieren voor examens.

Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij gebruiken de volgende gegevens voor de in deze privacyverklaring genoemde doelen:

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres(sen)
• Postadres
• Factuuradres
• Bankrekeningnummer
• IPMA-lidmaatschap
• IPMA-lidmaatschapsnummer
• Certificaatnummer
• Certificeringsniveau
• Naam contactpersoon bedrijf
• Telefoonnummer contactpersoon bedrijf
• E-mailadres contactpersoon bedrijf
• IP-adres

Ontvangers
Wij delen jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen

• Binnen IPMA
  Jouw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan IPMA-NL of IPMA (international) op basis van de doelen en grondslagen zoals hierboven vermeld. Bijvoorbeeld als dit  nodig is voor gegevenswerking en -opslag, om je toegang te bieden tot onze diensten, voor klantondersteuning, om beslissingen te nemen over de verbetering van de service, voor inhoudsontwikkelingen en andere doeleinden zoals beschreven.
• Externe dienstverleners
  Wij werken met een beperkt aantal externe partijen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Al deze partijen zijn door IPMA betrouwbaar bevonden en hebben onze verwerkersovereenkomsten getekend. In onze verwerkersovereenkomst staat beschreven waar de partijen zich aan dienen te houden.Wij verstrekken jouw persoonsgegevens niet aan partijen in landen buiten de Europese Unie/Europese Economische Ruimte.
• Overheidsinstanties
  Wij delen jouw persoonsgegevens alleen met overheidsinstanties indien dit wordt vereist vanuit de wet. Bijvoorbeeld verzoeken van rechtbanken, wetshandhavingsinstanties, regelgevende instanties en andere overheids- en regeringsinstanties.

Beveiliging
IPMA draagt er zorg voor dat jouw persoonsgegevens voorzien worden van een adequaat niveau van beveiliging teneinde jouw persoonsgegevens te beschermen en te beveiligen tegen ongeautoriseerd gebruik, ongeautoriseerde toegang, wijziging en onrechtmatige vernietiging. Wij doen dit onder andere met behulp van tweestap autorisatie procedures, het toepassen van wachtwoorden en het encrypten van gegevens.

Bewaartermijn
Jouw gegevens worden voor langere tijd door ons bewaard maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten of op basis van een wettelijke regeling waarbij wij jouw gegevens langer moeten bewaren.

Uitvoeren overeenkomsten

• De persoonsgegevens m.b.t. niet of niet positief afgeronde trajecten bewaren wij tot 24 maanden na de inschrijving op het traject.
• De persoonsgegevens m.b.t. positief afgeronde trajecten bewaren wij tot 12 maanden na het verlopen van de geldigheidsdatum van het certificaat.
• De gegevens die wij verwerken t.b.v. het uitvoeren van overige overeenkomsten bewaren wij maximaal 24 maanden.

Factuurgegevens
Deze bewaren wij, op basis van de wettelijke verplichtingen, 7 jaar.

Nieuwsbrieven
Uw e-mailadres en naam worden opgeslagen in Mailchimp. De opslag is voor onbepaalde tijd tot het moment dat u zich uitschrijft voor de nieuwsbrieven.

Jouw rechten
Als betrokkene heb je specifieke juridische rechten m.b.t. de persoonsgegevens die we van jou verzamelen. Dit is van toepassing op alle verwerkingsactiviteiten die worden vermeld in deze privacyverklaring. Hieronder staat de informatie over jouw rechten.

Recht om toestemming in te trekken
Wanneer de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op jouw toestemming, mag je deze toestemming te allen tijde intrekken. We garanderen dat de toestemming kan worden ingetrokken op dezelfde manier als deze was gegeven, zoals elektronisch.

Recht op rectificatie
Je kunt ons vragen om jouw persoonsgegevens te corrigeren. Wij doen redelijke inspanningen om persoonsgegevens die in ons bezit of beheer zijn en die op continue basis worden gebruikt, nauwkeurig, compleet, actueel en relevant te houden op basis van de meest recente informatie die beschikbaar is voor ons. In passende gevallen bieden wij portals aan waar gebruikers zelf hun persoonsgegevens kunnen controleren en corrigeren.

Recht op beperking
Je mag van ons in voorkomende gevallen beperking verkrijgen op de verwerking van jouw persoonsgegevens; bijvoorbeeld:

• Als je de nauwkeurigheid betwist van jouw persoonsgegevens voor de periode die we nodig hebben om de nauwkeurigheid te controleren;
• de verwerking onwettig is en je verzoekt dat de verwerking van jouw persoonsgegevens wordt beperkt in plaats van dat ze gewist worden;
• we jouw persoonsgegevens niet langer nodig hebben maar je deze vereist voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een recht in rechte; of
• je bezwaar hebt tegen de verwerking terwijl wij controleren of onze gerechtvaardigde redenen voorrang hebben op die van jou.

Recht van inzage
Je mag van ons informatie vragen betreffende persoonsgegevens die we van jou hebben, inclusief informatie over welke categorieën persoonsgegevens we in ons bezit of beheer hebben, waarvoor ze worden gebruikt, waar we ze hebben verzameld indien dit niet rechtstreeks van jou is, en aan wie ze zijn onthuld, indien van toepassing. Je mag ons gratis een kopie vragen van persoonsgegevens die we van jou hebben. Wij behouden ons het recht voor een redelijke vergoeding te vragen voor elke andere kopie die je vraagt.

In bepaalde situaties zijn we mogelijk niet in staat om je inzage te geven tot alle of sommige van uw persoonsgegevens vanwege wettelijke voorschriften. Als we jouw verzoek afwijzen, informeren wij je over de reden voor deze weigering.

Recht op overdracht
Op jouw aanvraag geven we uw persoonsgegevens door aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, indien technisch uitvoerbaar, vooropgesteld dat de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming of noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. In plaats van een kopie van jouw persoonsgegevens te ontvangen, kun je verzoeken dat we de gegevens rechtstreeks doorgeven aan een andere door jou benoemde verwerkingsverantwoordelijke.

Recht om gegevens te laten wissen
We kunnen jouw persoonsgegevens wissen op jouw verzoek. Bijvoorbeeld:

• Wanneer de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn in verband met de doeleinden waarvoor ze waren verzameld of verwerkt;
• je het recht hebt om bezwaar te maken tegen verdere verwerking van jouw persoonsgegevens (zie hieronder) en je dit uitoefent om bezwaar te maken tegen de verwerking;
• de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming, je jouw toestemming intrekt en er geen andere juridische reden is voor de verwerking;
• de persoonsgegevens onwettig zijn verkregen; tenzij de verwerking noodzakelijk is:
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting waarvoor we gegevens moeten verwerken;
• in het bijzonder voor wettelijke bewaarplichten voor gegevens;
• voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een recht in rechte.

Recht om bezwaar te maken
Je mag te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens als gevolg van jouw specifieke situatie, vooropgesteld dat de verwerking niet is gebaseerd op jouw toestemming maar op onze legitieme belangen of die van een derde partij. In dit geval zullen wij jouw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij wij dwingende legitieme redenen kunnen aantonen en een hoger belang voor de verwerking of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering. Als je bezwaar maakt tegen de verwerking, vermeld dan of je wilt dat jouw persoonsgegevens worden gewist of dat de verwerking ervan door ons wordt beperkt.

Recht om een klacht in te dienen
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vindt dat IPMA Certificering niet op de juiste manier met jouw persoonsgegevens omgaat. Dat kan via deze link <link opnemen https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons>

Het uitoefenen van jouw rechten
Om jouw rechten te kunnen uitoefenen, kun je schriftelijk of elektronisch een verzoek bij ons indienen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van jouw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort of het ID-bewijsnummer en het BSN onleesbaar.

We proberen jouw verzoek binnen 30 dagen in te willigen. Deze periode kan echter worden verlengd om specifieke redenen in verband met het specifieke juridische recht of de complexiteit van uw verzoek. De contactgegevens vindt je aan het einde van deze privacyverklaring.

Links naar andere websites
Op de website tref je een aantal links aan naar websites van derden. Als je deze koppelingen volgt, verlaat je de website van IPMA Certificering B.V. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, kan IPMA Certificering geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het gebruik van jouw gegevens door die organisaties. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de website die je bezoekt.

Contactgegevens
Al jouw vragen over gegevensbescherming en alle verzoeken m.b.t. het uitoefenen van jouw rechten kunt je sturen naar: info@ipmacertificeren.nl

Postadres
IPMA Certificering
T.a.v. Product- en processpecialist – Privacy
Lorentzlaan 3
3401 MX IJsselstein